La experiencia del cliente y la eficiencia operativa se han consolidado como prioridades estratégicas para las organizaciones. En este contexto, DocPath, empresa global especializada en soluciones de software para la gestión documental y de información, da a conocer cómo los Smart Documents emergen como una solución disruptiva para las empresas que buscan optimizar procesos, personalizar sus servicios y reducir fricciones en la interacción con sus clientes.
Mauricio Saavedra, director comercial en DocPath Latam, explicó que se trata de una solución tecnológica con más de 30 años de vida, “estamos dentro del segmento de todo lo que es la gestión documental, específicamente en todo lo que es la gestión de las comunicaciones hacia los clientes omnicanal y es ahí donde hemos desarrollado nuestra mayor relevancia dentro del mercado de la tecnología”.
Para la compañía, Colombia es un mercado muy importante dentro de Latinoamérica, y su responsabilidad, si bien es Latinoamérica, Colombia es uno de los cinco países foco porque tiene una gran propensión a todo lo que es el tema de innovación tecnológica. “Nuestra solución trae mucho hacía el punto de vista de poder mejorar la experiencia con los clientes de canales digitales y eso yo creo hoy día para el mercado colombiano es muy interesante así que tenemos muy buenas expectativas de nuestro aterrizaje acá en Colombia y esperamos contar con nuevos clientes, ya tenemos clientes muy importantes acá en Colombia queremos obviamente robustecer esa línea”.
La compañía es de origen español, fundada por un chileno, y tiene más de 300 clientes a nivel mundial, con más de veinticuatro países y llegam a Latinoamérica, gracias a las empresas españolas que están acá. El año pasado la empresa puso dentro de su linea estratégica el crecimiento dentro de Latinoamérica y para ello se abordó de una manera distinta mucho más local, buscando socios de negocios en cada uno de los países “dándole el sabor de cada uno de los países con nuestra solución y eso esperamos que nos pueda dar muy buenos frutos”.
Dentro de los segmentos de negocio, la banca es un pilar fundamental porque tiene mucha comunicación activa con los clientes, después está la industria del seguro donde también tiene una muy alta comunicación hacia los clientes, y luego la parte de Telco telecomunicaciones. Posateriormente, todo lo que es la parte retail y tienen un foco muy especial dentro del segmento de logística que aunque no maneja comunicación activa directamente con el cliente si maneja un gran volumen de documentos que hoy día por lo general son físicos, pero que avanzan hacia lo digital.
“Nuestra solución, desde el punto de vista de implementación tecnológica, esta dentro del área de lo que son los smart soluctions, somos soluciones relativamente rápidas de implantar, porque nosotros nos colocamos sobre la capa tecnológica que tenga el cliente y el cliente no tiene que intervenir su capa tecnológico, nosotros nos integramos con ellos y hacemos después todo el proceso de transformación y generación de las comunicaciones directamente dentro de nuestra plataforma”.
Entonces, dijo, “somos una solución que entre tres y seis meses ya la tiene funcionando, operando y obteniendo todos los beneficios que tiene esta mejor funcion en todo lo que es la gestión de las comunicaciones omnicanal. En Colombia nosotros esperamos poder crecer al doble de los clientes que ya tenemos”.
La solución es flexible, muy versátil por lo tanto puede atacar problemas que o desafíos que el cliente tenga muy grande o medianos o pequeños.
A diferencia de los documentos tradicionales, un Smart Document (Documento Inteligente) es un archivo 100% digital que integra datos estructurados y reglas de negocio para generar contenido personalizado, interactivo y accionable en tiempo real. Esto permite que una póliza de seguros, un contrato financiero o incluso una ficha médica se adapte automáticamente al contexto y necesidades del cliente, y pueda ser consumido desde múltiples canales, desde un correo electrónico hasta un wallet digital o una app móvil.
Los Smart Documents combinan información del cliente con reglas de negocio para generar documentos personalizados, coherentes y listos para usar en segundos. Esta automatización transforma procesos tradicionalmente lentos y propensos a errores en flujos ágiles y precisos, lo que abre la puerta a múltiples beneficios tanto operativos como estratégicos. Entre ellos destacan:
Omnicanalidad real: un solo documento puede distribuirse, consultarse y actualizarse en múltiples plataformas sin pérdida de información ni duplicación de esfuerzos.
Automatización inteligente: se construyen y adaptan automáticamente con base en los datos del cliente.
Reducción de costos operativos: eliminan tareas repetitivas y reducen drásticamente el uso de papel.
Mejora de la experiencia de cliente: ofrecen respuestas inmediatas, videos explicativos personalizados y funcionalidades interactivas.
Seguridad y trazabilidad: permiten almacenamiento, auditoría y análisis detallado del ciclo de vida del documento.
Oportunidades de negocio: durante la interacción con el documento, la IA puede identificar las necesidades específicas del usuario y habilitar ofertas personalizadas en tiempo real, alineadas a sus intereses y contexto.
La inteligencia artificial potencia el valor de los Smart Documents al convertirlos en herramientas inteligentes y proactivas. Permite generar versiones personalizadas, integrar asistentes virtuales que resuelven dudas en tiempo real y producir videos explicativos generados por IA. Esta combinación no solo mejora la comprensión, sino que facilita la toma de decisiones y habilita acciones inmediatas, multiplicando su impacto en la experiencia del usuario y en la eficiencia de los procesos.
