Al igual que los trabajadores que tienen relación contractual con algún empleador, las personas que generan sus ingresos de forma independiente deben estar afiliados al sistema general de seguridad social y realizar el correspondiente pago de aportes.

Sin embargo, muchos desconocen cuál es el proceso que deben tener en cuenta desde que empiezan a percibir ingresos bajo esta modalidad de trabajo, hasta que terminan de hacerlo, generando moras, intereses y sanciones por no reportar la novedad oportuna de retiro como independiente. Por lo tanto, tenga en cuenta los siguientes pasos que le permitirán tener un mejor control y seguimiento de sus aportes:

Identifique qué tipo de trabajador independiente es: De acuerdo con la Resolución 5858 de 2016 del Ministerio de Salud y Protección Social, existen tres tipos de independientes. Por un lado, están los trabajadores por cuenta propia, que realizan su actividad económica por su cuenta y riesgo, bien sea porque tienen, por ejemplo, un emprendimiento, proyecto o unidad productiva.

Otra clasificación es la de los independientes con contratos por prestación de servicios personales que, en virtud de lo acordado con la entidad contratante, hacen sus aportes de forma obligatoria a los Sistemas Generales de Salud, Pensión y Riesgos Laborales. El tercer tipo es el de personas que tienen otro tipo de contratos por obras civiles, suministros, arrendamientos, transporte, entre otros conceptos distintos a los de ejercer funciones con alguna vinculación formal de por medio.

“Este primer paso es importante porque, dependiendo del tipo de independiente, habrá mayor claridad si es necesario solamente cotizar a salud y pensión, en qué casos también hay que hacerlo a la ARL, en qué fechas y con qué regularidad”, explicó Lisbeth Martínez Leal, profesional de Capacitación de miplanilla.com de Compensar.

Realice la novedad de ingreso: una vez identifique la clasificación como independiente, se deberá formalizar la vinculación antes las distintas administradoras, es decir, ante el fondo de pensiones, EPS, ARL (si lo requiere) y, en el caso de independientes, el aporte a caja de compensación familiar que es voluntario, “este último no es obligatorio pero sí trae una serie de beneficios como por ejemplo acceder al subsidio de vivienda o a todo el portafolio de servicios que, en el caso de Compensar, están enfocados en generar bienestar integral desde distinto enfoques”, puntualizó Martínez.

Identifique sus ingresos como independiente: hay que tener en cuenta la totalidad de los ingresos que se perciben por todas las actividades desarrolladas en calidad de independiente, entendiendo que no son un valor fijo y que, por el contrario, varían de forma mensual; en este punto hay que considerar los ingresos netos percibidos por el trabajador, luego de haber deducido los gastos, retenciones por IVA u otros impuestos, etc.

Genere y liquide la planilla: cuando la persona sepa qué tipo de trabajador independiente es, a qué administradoras debe cotizar y qué ingresos tiene, es momento de generar y liquidar la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes- PILA, sobre el 40 % de los ingresos netos percibidos, para obtener el Ingreso Base de Cotización- IBC, que es el valor mínimo sobre el cual se debe calcular el valor de lo aportes al Sistema General de Seguridad Social.

De acuerdo con Lisbeth Martínez Leal, profesional de Capacitación de miplanilla.com de Compensar, “la principal recomendación es hacer la liquidación de aportes a través de un operador de información autorizado por el Ministerio de Salud y Protección Social para hacer este tipo de recaudos. No hacerlo por medio de ninguna otra entidad que direccione los aportes de forma incorrecta. Vale la pena también mencionar que plataformas como miplanilla.com son autónomas, es decir, cualquier persona puede generar la PILA, sin necesidad de tener comunicación con líneas de atención o hacer fila en alguna sede. Todo se puede hacer a través de un dispositivo con acceso a internet”.

Realice la novedad de retiro oportunamente: así como se notificó el inicio de cotización como trabajador independiente ante los Sistemas Generales de Salud, Pensión y Riesgos Laborales, hay que hacer el trámite para informar o reportar la novedad de cierre o retiro, una vez se dejen de percibir ingresos en calidad de independiente, para que las vigencias queden correctamente registradas ante las distintas administradoras.

En ese sentido, al generarse la última planilla, el trabajador debe tener presente informar sobre la finalización como independiente, un paso que puede realizar de manera automática por medio de las plataformas dispuestas por operadores como miplanilla.com.

“Si no hizo dicha novedad de forma oportuna, hay que comunicarse con las administradoras de seguridad social, informando que no se ha hecho este proceso para que se cierre la vinculación que está abierta y evitar, de esa manera, moras por no pago. Seguramente el trabajador debe adjuntar soportes que evidencien que efectivamente la vigencia debía cerrar en el periodo indicado”, concluyó Martínez.

En resumen, el trabajador que no reporte la novedad de retiro entraría en mora con cada una de las entidades del sistema de seguridad social y, una vez se ponga al día, asumiría intereses por los días no pagados. Adicionalmente, en el mediano plazo, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) podría generar intereses y sanciones por información inexacta reportada a través de la planilla PILA.

Para evitar lo anterior, miplanilla.com cuenta con un Centro de Ayuda en el que los trabajadores independientes pueden solucionar todas sus inquietudes relacionadas con la liquidación y pago de su seguridad social: noticias, instructivos o preguntas frecuentes; no solo con el proceso de reporte de novedades de retiro o ingreso, sino del proceso general.