Uno de los principales aliados que tienen las organizaciones son los proveedores, un actor clave que permite cumplir con necesidades y objetivos estratégicos que, por tiempo, falta de conocimiento o ausencia de talento humano especializado, no se pueden suplir internamente. 

Desde de los equipos o departamentos de compras se tienen claros los procedimientos para seleccionarlos, el perfil, los requisitos que deben cumplir, su propuesta de valor y hasta el cobro de sus honorarios para saber si se ajustan a un presupuesto determinado; sin embargo, por lo general se desconoce qué información se debe tener en cuenta al momento de contratar a un aliado externo, con el fin de no correr riesgos reputacionales que puedan poner en jaque la imagen y buen nombre de la organización.    

Para responder a esta inquietud, la Startup colombiana Tusdatos.co, realizó un manual práctico que revela los principales antecedentes que se deben consultar antes de vincular proveedores, con el propósito de no asumir riesgos reputacionales que pongan en aprietos jurídicos al representante legal de la empresa o, de hecho, puedan amenazar la continuidad del negocio.

Primero, se deben considerar los estudios de seguridad para verificar que los proveedores no estén envueltos en demandas y, si lo están, conocer el tipo de proceso en el que se encuentran expuestos, ya que esto si es una señal de alerta para las organizaciones.

Segundo, es indispensable verificar que estos colaboradores externos no tengan procesos por temas de incumplimiento contractual o procesos con la Superintendencia.

Tercero, también se debe prestar atención a la verificación de la matrícula mercantil para validar la existencia y la constitución de las empresas y negocios. Esta validación se puede hacer a través en internet o por medio de diferentes plataformas, entre ellas Tusdatos.co.

De acuerdo con Stefanía Romo, abogada especialista en protección de datos personales y gerente de Almeida & Romo Abogados Consultores, estos son los principales tres riesgos a los que se expone una organización por no revisar con juicio los antecedentes en el proceso de vinculación de proveedores.

Amenazas reputacionales. “Al contar con personal que no es el idóneo o que no está capacitado, se exponen al riesgo de perder clientes con facilidad y afectar la calidad del servicio que están ofreciendo”, afirma Romo.

Las organizaciones pueden estar contratando aliados externos que estén o hayan estado vinculados con temas de lavado de activos, entre otros delitos. “Estas sanciones suelen ser públicas y su desconocimiento puede también afectar la imagen de la marca”, agrega.

Otros riesgos comunes son la terminación de contratos, la pérdida de confianza en el mercado y el incumplimiento de garantías al cliente en calidad de consumidor final.

En los procesos de vinculación de personal, también es clave contar con medidas de Debida Diligencia como la verificación de antecedentes, con el fin de evitar riesgos a nivel laboral y garantizar la calidad de la prestación del servicio.

En este sentido, las organizaciones no pueden ahorrar esfuerzos para garantizar procesos de selección robustos y exhaustivos, no solo con el objetivo de contratar al mejor talento, sino además para proteger su reputación e imagen frente a sus clientes, colaboradores e inversionistas, entre otros grupos de interés como los medios, periodistas y líderes de opinión.

Para ello, se recomienda verificar datos de los empleados en contralorías y en la policía, también hacer en lo posible visitas domiciliarias, realizar pruebas de poligrafía (si lo amerita el cargo), así como evaluaciones psicológicas y técnicas, entre otras. “Esta información les permitirá a los equipos de selección y de recursos humanos tomar decisiones basadas en criterios racionales y con mayor rigor”, señala Romo.

Además de la validación de antecedentes, las organizaciones pueden realizar otros estudios de seguridad con el fin de asegurarse de que el candidato no está asociado o ha cometido delitos relacionados con lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que han existido casos donde las organizaciones filtran candidatos “que no tengan antecedentes por hurto” o algún otro delito, y desconocen que al hacerlo se exponen a una tutela por atentar contra el derecho al trabajo de las personas y discriminarlas. “Por eso es fundamental que no se dejen viciar solo por los antecedentes, además deben consultar otra información para no cometer injusticias y quitarle la oportunidad de empleo a candidatos que realmente lo necesitan”, aclara Romo, quien reiteró que los antecedentes solo son un indicio y no constituyen un factor determinante para tomar una decisión de si se contrata o no a una persona.

Vale mencionar que sobre este tema ya se han presentado diferentes desarrollos jurisprudenciales que han emitido las altas cortes, por eso Romo aconseja revisar los mecanismos de Debida Diligencia, entre ellos la verificación de antecedentes, para que siempre respeten y salvaguarden los derechos e intereses asociados al derecho de igualdad de oportunidades, el acceso al trabajo y la prohibición a la discriminación en procesos de selección laboral. En definitiva, la reputación de una marca tiene un impacto significativo en el éxito de cualquier organización y si no se cuida puede generar desconfianza en sus grupos de interés o stakeholders. Por eso, la importancia de fomentar e implementar buenas prácticas en los procesos de vinculación, tanto de proveedores externos como de empleados, para salvaguardar los intereses y blindarse ante cualquier riesgo latente.